Sunday, May 15, 2022
Advertising call 02-033-8900 ext. 8819spot_img

4 เทคนิคบริหารเวลา จัดการปัญหางานสุมกองโต

เราอาจจะผ่านพ้นปีใหม่มาได้ไม่นาน แต่เชื่อว่าตอนนี้เพื่อนๆ คงทำงานกันวุ่นวายพอสมควร เพราะปีนี้หลายคนก็มองกันว่าอะไรๆ จะดีขึ้น ธุรกิจก็น่าจะกลับมาเติบโต กิจกรรมการงานก็น่าจะมากขึ้น หลังจากไวรัสโควิด-19 ทำเอาอะไรหยุดชะงักไปนาน แม้ตอนนี้การแพร่ระบาดยังอยู่มากก็เหอะ ถ้าเรามีอะไรต้องทำมากมาย ทั้งงานราษฎร์งานหลวง เรื่องส่วนตัวส่วนรวมวุ่นไปหมด แต่ละวันกว่าจะผ่านไปเราคงเหนื่อยแย่ แถมประสิทธิภาพงานอาจจะไม่ดีอย่างใจต้องการ หรือไม่ก็ทำงานไม่ทัน งานคั่งค้างให้ต้องเหนื่อยใจกันอีก แล้วอย่างนี้จะทำไงกันดีละ?

เพื่อนๆ ไม่ต้องห่วง หรือกังวลใจไป วันนี้ สามย่านมิตรทาวน์ มีเทคนิคการบริหารเวลา มาฝาก ถ้าเพื่อน ๆ เอาไปใช้ รับรองว่าจะสามารถจัดการเวลาที่ผ่านไปในแต่ละวันได้อย่างมีประสิทธิภาพ แถมสามารถสะสางงานที่มีมากมายในแต่ละวันให้หมดไปได้

1.จัดเรียบชีวิตด้วย Timeboxing
จัดการเวลาด้วย Timeboxing หรือการจัดเรียงลำดับความสำคัญของงานแต่ละวัน หรืองานที่มีอยู่ในมือ ว่าเรามีอะไรบ้าง อันไหนงานด่วน อันไหนงานสำคัญ ลิสต์มาให้หมด เพื่อให้เรามองเห็นภาพรวมของงานที่มีอยู่ได้ แล้วมาจัดลำดับดังนี้

  • สำคัญและเร่งด่วน คือสิ่งที่ต้องทำทันที ไม่เช่นนั้นมีปัญหาตามมาแน่ และจะมีความกดดันสูง ต้องพยายามลดงานสัดส่วนนี้ลง เช่น งานที่ต้องส่งลูกค้า เพราะถ้ามีงานประเภทนี้สุมกองโตมากขึ้น จะบ่งบอกถึงการบริหารเวลาที่ไม่ดีเอามาก ๆ
  • สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน เป็นงานที่สำคัญเหมือนข้อแรก แต่ยังพอมีเวลาให้บริหารจัดการ ต้องตั้งกรอบระยะเวลาไว้ให้ชัด เพราะไม่เช่นนั้นจะพัฒนาการกลายเป็นงานที่ต้องรีบทำในอนาคต คนที่ประสบความสำเร็จมักจะมีกิจกรรมในส่วนนี้มากกว่าส่วนอื่นๆ เพราะถือว่ามีการบริหารจัดการที่ดี
  • ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน คนส่วนใหญ่มักเสียเวลากับส่วนนี้เป็นหลัก และทำเหมือนยุ่งอยู่ตลอด สามารถลดปริมาณงานนี้ลงได้ หรือให้คนอื่นทำแทนได้ เช่น การประชุมที่ไม่สำคัญหรือหัวข้อซับซ้อนมาก หรือ การตอบอีเมล์ทั่วไป
  • ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน เป็นส่วนที่ทำให้เสียเวลา ควรลด หรือตัดออกออกไปให้มากที่สุด ถ้าเป็นการทำงานรายวันก็ต้องจัดไว้ที่ลำดับท้ายๆ ของวันไปเลย เช่น การปาร์ตี้ประจำเดือนกับเพื่อนๆ

2.จัดตารางเวลา
หลังจากเห็นภาพรวมของงานแล้ว มาจัดตารางเวลา เขียนกิจกรรมต่างๆ ลงไปในแต่ละช่วงเวลา หรือกำหนดระยะเวลาว่างานไหนจะต้องเสร็จ ต้องส่งเมื่อไร อย่างลืมแบ่งเวลางานและเวลาส่วนตัวออกให้ชัดเจน เพื่อให้เราได้ทำเรื่องส่วนตัวที่จำเป็น รวมถึงการพักผ่อนเติมพลังด้วยนะ

3.หาตัวช่วยเพื่อช่วยลดเวลาทำงาน
งานบางอย่าง บางครั้งเราก็ไม่จำเป็นต้องทำเองทั้งหมด งานไหนที่สามารถมีตัวช่วย หรืออะไรที่จะมาช่วยแบ่งเบาภาระได้ เราก็ควรเอาตัวช่วยนั้นมาใช้ การแบกงานเอาเองทั้งหมดก็ดี ถ้าเราทำไหว แต่ดูจะไม่ใช่วิธีที่ดีนัก เราจึงจำเป็นต้องมีตัวช่วย เพราะจะทำให้เรา Smart work มากกว่า Work hard ตัวช่วยมีมากมาย อาทิ

  • ใช้ผู้เชี่ยวชาญ งานบางอย่างอาจจะทำเองได้ แต่ถ้าทำได้ไม่ดีก็ควรส่งต่อให้ผู้เชี่ยวชาญ สู้เก็บแรง และเก็บเวลาไปทำสิ่งที่เราถนัดจะดีกว่า
  • เรียนรู้จากผู้มีประสบการณ์ ในกรณีที่ต้องการเริ่มทำเรื่องบางเรื่อง การศึกษาจากผู้มีประสบการณ์จะช่วยให้เราประหยัดเวลาจากการลองผิดลองถูกได้ ไม่ว่าจะผ่านการพูดคุย หรือการอ่านหนังสือ
  • ใช้เทคโนโลยีช่วย หัดใช้โปรแกรม หรือแอปพลิเคชั่นเพื่อช่วยให้ทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
  • กระจายงาน ส่งต่องานที่เหมาะกับความสามารถของคนในทีมก็เป็นการบริหารเวลาอย่างหนึ่ง

4.ลดเวลาจากสิ่งที่ไม่ควรเสียเวลา
มีหลาย ๆ กิจกรรมในหนึ่งวันที่เราสามารถเอาเวลาคืนมาได้ ซึ่งจะช่วยให้เราบริหารเวลาได้ดียิ่งขึ้น เช่น

  • การเดินทาง ลองคิดบริหารเวลาในการเดินทาง โดยการพิจารณาดูว่า เราจะลดเวลาสำหรับการเดินทางได้อย่างไรบ้าง เช่น ปรับเปลี่ยนวิธีการเดินทาง, เปลี่ยนช่วงเวลาการเดินทาง และเปลี่ยนที่พัก เป็นต้น
  • ใช้เวลารับกินอาหารนาน หลายคนชอบออกไปกินข้าวกลางวันไกลๆ ก็ลองปรับลดดูบ้างนะ กินอาหารง่ายๆ เร็วๆ บ้างก็ได้ ประหยัดทั้งเงินทั้งเวลา

ทั้งหมดก็เป็นเทคนิคง่าย ๆ ทำได้ทุกคน ที่สำคัญทำแล้ว รับรองเราทำงานได้หมดไม่ค้างกองเป็นดินพอกหางหมูแน่นอน

ขอบคุณข้อมูลจาก : SCB, ธนาคารกรุงศรี, Wealth Me Up

- Advertisment -

ซื้อ 1 แถม 1 ชิพส์ ในราคา 59 บาท

Taco Bell ชวนคุณมาพบกับมินิโปรแกรม โฉมใหม่!...
spot_img

ชวนมิตรรู้ทัน โควิค-19